仕事の見える化

誰がどのくらい仕事をしているのか?誰が忙しいのか?何の件で負荷がかかっているのか?

そのような現状を把握するために「仕事の見える化」をしましょう。

タスクやスケジュールで見える化

基本的な仕事のサイクル

「タスレポ」では、「やること」をタスク(ToDo)やスケジュールとして登録します。

登録する時に見込み時間を登録し、完了する時に実際の所要時間を記録するので、必然的に時間に対して意識が向くようになります。

タスクやスケジュールの実行中に、現在の状況、つまり「やっていること」をコメントやチャットで共有します。

完了したら「やったこと」や「わかったこと」をコメントとして残します。

完了したタスクやスケジュールは、日報として共有されます。関係者にはメールでも配信されます。

日報や完了したタスクやスケジュールの中に「次にやること」(子タスクや子スケジュール)を登録し、翌日の見込みを立てます。

このようにして、仕事の「やること」「やっていること」「やったこと」「次にやること」のサイクルを回しながら、成果を共有し、その結果がノウハウとして蓄積されます。

カレンダー

カレンダー画面には、タスク(ToDo)、スケジュール、案件などが表示され、進行中の仕事や今後の仕事を確認できます。

カレンダーは、週、二週、リストなど、画面の種類を切り替えられます。

タスクリスト

タスク(ToDo)を並べて表示するタスクリスト。完了したタスク(Done)の表示も可能です。

並び替え、優先度や担当者での絞り込み、コメント追加など、仕事を効率よく進めるための機能が揃っています。

カンバンボード

ホワイトボードに付箋を貼るように、仕事の進捗を可視化できます。

ドラッグ&ドロップで列を変更できるので、直感的に操作ができます。

日報で見える化

日報の問題点

1日の出来事や成果をまとめた日報は、コミュニケーション促進や情報の共有に役立ちます。しかし、「日報としてまとめて書く」ときに、大切な情報が抜け落ちたり、書くことが負担となることも少なくありません。

また、これまで多くの現場では、日報は上司への形式的な報告にすぎず、ノウハウとしてチームで活用されることは多くはありませんでした。

日報は今日の成果を報告する場所であり、翌日の計画はカレンダーやメールで…のように場所が分かれいると、成果と次のアクションの関係がわかりにくくなってしまいます。

日報を書かなくても日報ができる

「タスレポ」では、その日に完了したタスク(ToDo)とスケジュールが自動的に日報に移動します。日報を書くことに時間を割く必要がありません。

日報とタスクやスケジュールは紐付けられているので、いつでも日報から元のタスクやスケジュールに戻って詳細を確認できます。

日報は、上司だけでなく、チームのメンバーと共有されます。蓄積された日報の中に残された失敗事例から、改善案を次のアクションを起こすこともできます。

※ 権限設定で共有範囲を変更可能です。

よくある「上司に報告するためだけの形骸化した日報」とサヨナラしましょう。